I modelli per semplificare la comunicazione
Molti programmi di scrittura, in primo luogo Word™ per Windows™, ma anche OpenWrite® e Starwrite®, ambedue gratuiti (il primo per chiunque, il secondo per le scuole, in virtù di una convenzione tra MIUR e SUN (http://www.osservatoriotecnologico.net/software/conv_sunmiur.htm), hanno una funzione molto semplice e molto potente, quella dei “modelli” (templates).
Tutte le volte che abbiamo prodotto un documento che ci pare possa funzionare da matrice per altri (per esempio la carta intestata della scuola, ma anche una bozza di incarico con valenza generale, a cui debbano essere apportate specifiche modifiche a seconda dei singoli destinatari), possiamo facilmente fare in modo che l’originale venga preservato da modifiche indesiderate senza dover ricorrere a copie di sicurezza, salvataggi con nome diverso e così via. Basterà infatti utilizzare le funzioni appositamente messe a disposizione dal programma per salvare tale file come “modello” ed esso verrà collocato tra le risorse disponibili ad ogni creazione di un nuovo documento
Il modello agirà come griglia a cui conformare il nuovo file e sarà preservato in automatico.
A titolo esemplificativo, descriviamo come realizzare un modello in Word™:
a) elaborare il file nei modi desiderati
b) cliccare su File/Salva con nome;
c) impostare alla voce “Tipo di File” “Modello di documento”
(si osservi che il programma modifica la cartella di salvataggio proponendo
quella che già contiene i modelli forniti con il programma stesso)
d) assegnare un nome significativo. Il programma assegnerà automaticamente il
suffisso (“estensione“) dot.
Il modello sarà immediatamente disponibile: per attivarlo come “matrice” di un nuovo documento, basterà cliccare su File/Nuovo e seguire le indicazioni relative ai Modelli.
Nel caso si voglia trasferire i propri Modelli su di un altro computer, è sufficiente fare una ricerca sul primo PC relativamente a tutti i file che hanno come suffisso (“estensione”) dot e copiare ed incollare quanto ci serve nella cartella dei modelli del secondo PC. Per individuarla, se la cosa si rendere necessaria, basterà anche in questo caso fare una ricerca di tutti i file che hanno come suffisso (“estensione”) dot.
NB1: un modello è attivabile da qualsiasi posizione con un doppio click sul nome del file, anche da più utenti contemporaneamente nel caso di una cartelle condivisa in rete locale;
NB2: qualsiasi file di word o anche in formato RTF è trasformabile immediatamente in un Modello; basta cambiare il suffisso (“estensione”) da doc o rtf in dot con la funzione Rinomina, attivabile con un click del tasto esterno del mouse (normalmente il tasto destro) sul nome del file;
NB3: anche i programmi di presentazione (per esempio Power Point™) e i fogli elettronici (per esempio Excel™) utilizzano il sistema dei Modelli.
Una serie di possibilità sono disponibili in http://office.microsoft.com/it-it/templates/default.aspx.
Attività:
- beginners: esercitarsi con la funzionalità Modelli, utilizzando anche i Modelli già messi a disposizione da Word™, per esempio modificando l’impostazione di quelli relativi ai fax, per poi salvarli;
- esperti: realizzazione di uno o più modelli da utilizzare concretamente; confronto dei lavori; spedizione alla propria scuola del lavoro fatto via webmail.